Procesy

Nasze doświadczenie zdobywaliśmy pracując przy różnych projektach, na różnych rynkach. Dzięki temu potrafimy rozpoznać potrzeby klienta i zaproponować rozwiązanie. Pomagamy optymalizować procesy i automatyzujemy czynności. Dla nas najważniejszy jest czynnik ludzki. Zawsze zaczynamy od wsłuchania się w potrzeby osób uczestniczących przy danym procesie. Analizujemy proces, rozpoznajemy etapy i przedstawiamy propozycje ich automatyzacji wraz z narzędziami, które pomogą w jego optymalizacji i finalnie obniżą koszty uzyskania efektu końcowego. Podczas rozpoznawania rynków i rozmów z przedstawicielami różnych branż, poprosiliśmy żeby opowiedzieli jak pracują na co dzień, wykonując swój zakres obowiązków przy użyciu naszych systemów. Poniżej przedstawiamy przykłady, w jaki sposób usprawniliśmy działanie poszczególnych systemów. Zmiany i poprawki do systemów zostały wprowadzone po konsultacjach i rozmowach z osobami bezpośrednio wykorzystującymi nasze systemy w swojej pracy.

Stan przed zmiana:

Kierowcy odholowujący samochody na zgłoszenie Straży Miejskiej m.st. Warszawa przyjeżdżali na miejsce zgłoszenia. Wykonywali dokumentację fotograficzną każdego samochodu (około 10-20 zdjęć) dedykowanym aparatem cyfrowym z kartą SD. Następnie odholowywali pojazd na wyznaczony parking. Na parkingu kierowcy wykonywali kolejne 10-20 zdjęć odholowanego pojazdu.

Po upływie 7 dni, wyznaczona osoba zbierała karty SD od kierowców, zgrywała zdjęcia i selekcjonowała je wg numeru tablicy rejestracyjnej, z podziałem na zdjęcia pojazdu wykonane w terenie oraz na parkingu. Było to często kilka tysięcy zdjęć tygodniowo. Proces ten zajmował 3 dni robocze.

Po zapisaniu zdjęć i posegregowaniu ich, znikał ślad cyfrowy który pracownik wykonał dane zdjęcie. Taka informacja była możliwa do odtworzenia jedynie na podstawie dokumentu papierowego „dyspozycja holowania” konkretnego pojazdu. Odtworzenie tej informacji wiązało się z dodatkową pracą.

Stan po zmianie:

Zaproponowaliśmy wykonanie systemu na który składała się aplikacja mobilna dla kierowców, dedykowany serwer www (baza danych, storage na zdjęcia) i działająca na nim aplikacja webowa oraz dodatkowy chmurowy backup storage na zdjęcia.

Kierowcy zamiast dedykowanych aparatów cyfrowych z kartami SD otrzymali telefony komórkowe z zainstalowaną aplikacją mobilną, która pozwalała na automatyczne rozpoznanie tablicy rejestracyjnej ze zdjęcia, wykonanie zdjęć samochodu, opisanie zdjęć i holowania metadanymi, wybranie kategorii holowania (podstawa prawna, informacja czy zdjęcie zostało wykonane w terenie czy na parkingu)  i wysłanie paczki danych w dwa miejsca: do chmury backupowej oraz na serwer www. Odebrane metadane na serwerze www w czasie rzeczywistym są zapisywane w bazie danych, a zdjęcia oraz utworzone ich miniatury zapisywane są na dysku serwera. Użytkownik aplikacji webowej w czasie rzeczywistym ma podgląd, które zgłoszenia zostały zrealizowane.

Uzyskana korzysc:

• Zdjęcia wykonane w terenie i na parkingu wiązane są automatycznie wg numeru tablicy rejestracyjnej, po dotarciu na serwer i zapisywane są w bazie danych,
• W systemie zachowana jest informacja kto wykonał dane zdjęcie/zdjęcia,
• Automatyzacja procesu zgrywania i segregacji zdjęć wyeliminowała współczynnik błędu i skróciła czas wykonania zadania,
• Raport cotygodniowy jest generowany automatycznie,
• Weryfikacja/porównanie zapisanych holowań w bazie w porównaniu do listy holowań wypełnianej przez dyspozytorów (na podstawie drukowanych dyspozycji) jest automatycznie wykonywana przez system,
• Czas pracy osoby która zapisywała i segregowała zdjęcia skrócił się z 3 dni tygodniowo do 2 godzin tygodniowo.

---

Stan przed zmianą:

Podczas relokacji/transportu cześci maszyn pakowane były w paczki, znakowane kodem kreskowym, dal każdej paczki przygotowany był list przewozowy. Szczegóły z listów przewozowych wpisywane były ręcznie przez magazyniera do pliku excel. Osoba chcąca wyszukać historyczne informacje była zmuszona do przeszukiwania pliku excel. Analityka o ile była możliwa (z odpowiednimi formułami) w excelu o tyle uciążliwe było wyszukiwanie kontekstowe. Jako że magazynier pracował indywiduwalnie na swoim komputerze więc dane ze wspomnianego excela były dostępne tylko na jego komputerze. Dodatkowo, do skanowania paczek magazynier używał skanera Datalogic ale mógł tylko zeskanować kod kreskowy żeby wizualnie zweryfikować czy to właściwa paczka o której mowa w liście przewozowym.

Stan po zmianie:

Wspomniana firma poprosiła nas o przygotowanie aplikacji która pozwalałaby magazynierowi na wprowadzanie w aplikacji informacji o każdej paczce oraz zapisywaniu tych informacji w bazie danych. Przygotowaliśmy taką aplikację jednak nadal nie rozwiązane zostały dwa problemu:

A) dane z listów przewozowych nadal należało wpisywać ręcznie,

B) skanowanie paczki z towarem pozwalało tylko na weryfikacje na miejscu czy to właściwa paczka. Przeprowadziliśmy serie rozmów z magazynem oraz zarządem na temat procesu.

Po przeprowadzeniu rozmów z magazynierem oraz zarządem na temat procesu przeanalizowaliśmy każdy z kroków: od wejścia towaru do magazynu aż do wyjścia towaru z magazynu.

ad. A. zaproponowaliśmy rozwiązanie które pozwalało automatycznie rozpoznawać (OCR) dane z listów przewozowych (niezależny od layoutu/wzoru listu), które następnie zapisywane są do bazy danych.

ad. B. zaproponowaliśmy napisanie dodatkowej aplikacji pod Window CR (system operacyjny skanera Datalogic) która pozwalała nie tylko na skanowanie kodów kreskowych ale również na wysyłanie ich poprzez API do serwera na którym pracowała wspomniana aplikacja magazynowa dzięki czemu doszła możliwość przeprowadzania inwentaryzacji.

Uzyskana korzyść:

• Skrócony czas wprowadzania danych z listów przewozowych dzięki OCR
• Zminimalizowana ilość błędów podczas wprowadzania danych z listów przewowozych
• Zautomatyzowany proces przyjmowania paczek poprzez skanowanie kodów kreskowych paczek i wysyłanie tych danych na serwer
• Powstała dodatkowa możliwość przeprowadzania szybkiej inwentaryzacji magazynu

---

Stan przed zmianą:

Firma archiwistyczna nawiązała współpracę z parfafią która zwróciła się z prośbą o zdigitalizowanie Ksiąg narodzin, chrztów, bierzmowań, ślubów i zmarłych. Inicjalnie dane wpisywano w excelu który później przekazany parafii miał służyć jako źródło danych do wglądu. Jeżeli kilka osób uczestniczyło w digitalizacji ksiąg wówczas powstawało kilka plików excel które należało połączyć w jeden plik przed oddaniem parafii. Mechanizm wyszukiwania był ograniczony do funkcjonalności Microsoft Excela które pozwalają przeszukiwać kolumny danych. dla każdej księgi ilość kolumn to między 20-30+ więc wygodna użytkownika (user experiance) był w tym przypadku mocno ograniczony.

Stan po zmianie:

Zwrócono się do nas o przygotowanie aplikacji do digitalizacji ksiąg, którą jednocześnie mogłoby obsługiwać wielu użytkowników wprowadzających dane, aplikacja powinna pozwalać pracować offline – wymóg ten wynikał z faktu że jeśli przezany zostanie parafii moduł do przeglądania ksiąg to aplikacja powinna pracować bez konieczności bycia podłączonym do internetu (wymóg parafii ze względu na bezpieczeństwo danych). Przeprowadziliśmy kilkadziesiąt rozmów z osobami wprowadzającymi dane, zapytaliśmy jaka forma wprowadzania danych byłaby dla nich korzystna i najszybsza wraz z możliwością weryfikacji danych i wyszukiwania danych. Efektem rozmów było przygotowanie aplikacji która była podzielona na moduły w zależności od rodzaju księgi. Każdy z modułów pozwalał na pracę z zapisanymi wcześniej template’ami definiowanymi przez wprowadzającego co pozwoliło w znacznie krótszym czasie wprowadzać wpisu ksiąg pochodzące z tego samego dnia, tego samego miesiąca, tego samego roku czy z tej samej ulicy zgodnie z miejscem zamieszkania osoby której dane dotyczyły. Podczas testów każdego z modułów i po zebraniu opinii użytkoników wprowadzających dane zaproponowaliśmy kolejne ułatwienie – funkcjonalność Speech2Text która pozwalała na głosowe wprowadzanie danych (wymogiem było że podczas wprowadzania danych należało korzystać ze stacji roboczej podłączonej do internetu ze wględu na dodane do aplikacji wywołanie poperzez API serwisu chmurowego Microsoft który konwertował ludzką mowę na dane tesktowe. Szybkość oraz komfort wprowadzania danych znacznie wzrosły.

Uzyskana korzyść:

• Możliwa praca multi-user
• Dedykowany interfejs do wprowadzania danych
• Dedykowany interfejs do wyszukiwania kontekstowego danych
• Możliwość wyszukiwania osób powiązanych ze sobą wycinkiem drzewa genealogicznego dzięki wprowadzonym danym (np. chrzczony ma oja i matkę kórzy wiele lat wcześniej byli chrzczeni – o ile – w tej samej parafii)
• Możliwość korzystania z tamplate’ow podczas wprowadzania danych co zaoszczedziło wpisywanie powtarzających się danych (daty, miejsca) co przyspieczyło wprowadznie danych przynajmniej o 25%
• Możliwość wprowadzania danych głosem co przyspieszyło/skróciło proces o ponad 50%